Thực tế cho thấy, có sự tính toán trước về ngân sách nhân công thì nhà hàng dễ dàng kiểm soát chi phí lao động. Thế nhưng, khá nhiều chủ nhà hàng còn khá mơ hồ về điều này.
Tiêu chuẩn ngân sách nhân công đã được Hiệp hội Nhà hàng Hoa Kỳ, thông qua các thống kê và nghiên cứu, đã cho ra con số tỷ lệ giữa chi phí lao động và doanh số bán hàng dao động xung quanh mốc 33% tùy thuộc vào phân khúc, số lượng khách hàng, thực đơn.
Các nhà điều hành nhà hàng thừa nhận ngân sách nhân công chiếm 33% là hợp lý và giới hạn ngân sách nhân công xung quanh mốc này, nhà hàng đã có lãi. Tuy nhiên, không đơn giản lấy doanh thu trừ đi 33% tiền nhân công là đủ.
Để thiết lập được tiêu chuẩn ngân sách nhân công hiệu quả, cần có sự hoạch định, giám sát và phân tích bảng dữ liệu lượng khách, doanh số bán hàng.
Nếu chủ nhà hàng không có những bảng phân tích dựa trên số liệu này thì việc thiết lập được chuẩn ngân sách nhân công nhằm mục đích kiểm soát chi phí lao động sẽ giống như chơi trò chơi bịt mắt phi tiêu.
Một trong những sai lầm của nhiều chủ nhà hàng là khi lập kế hoạch ngân sách nhân công thường cố định dữ liệu theo ngày, tuần hay tháng. Mỗi nhà hàng đều có những thời điểm doanh thu, số lượng khách hàng cao thấp khác nhau. Không bao giờ có lượng người trong hai bữa ăn giống nhau trong một thời gian và không bao giờ có hai ngày có lượng khách bằng nhau trong một tuần. Chủ nhà hàng cần nhớ điều này trong bảng phân tích số liệu để làm nền cho ngân sách nhân công luôn có sự thay đổi linh hoạt.
Lập bảng biểu để tính ra ngân sách nhân công khá dễ dàng. Nếu tính theo ngày thì nó chỉ đơn giản là lấy số giờ làm việc nhân với giá tiền phải trả cho mỗi giờ làm việc của một nhân viên. Việc tính ra tổng chi phí mỗi nhân viên, theo tuần, tháng cũng tương tự là lấy theo tổng số giờ làm việc nhân với số tiền phải trả cho giờ làm việc. Tất nhiên nên có thêm cột tiền chi trả ngoài giờ hay tiền thưởng để có ngân sách nhân công chính xác hơn. Bằng cách này, chủ nhà hàng cũng có chuẩn ngân sách cho từng bộ phận nhà hàng.
Phải lưu ý, ngân sách nhân công là một loại ngân sách “mềm”.
Hiểu theo cách khác, ngân sách nhân công phải tương quan với doanh số bán hàng. Doanh số bán hàng cao thì chuẩn ngân sách sẽ giúp nhà hàng tăng thêm lợi nhuận, nhưng doanh số bán hàng thấp thì cần giảm chuẩn ngân sách nhân công xuống nếu không muốn bị lỗ. Do đó, có thể hiểu, chuẩn ngân sách là cách thức quản trị ảnh hưởng đến kinh doanh nhà hàng.
Mặt khác, các nhà quản lý phải giám sát và bố trí nhân viên phù hợp theo từng ca làm việc, thêm nữa, cần biết các tình huống có thể tác động đến doanh số bán hàng kỳ vọng để điều chỉnh chuẩn ngân sách nhân công, như là mùa lễ hội, mưa bão, số lượng khách hàng.
Lâm Thanh – IRR Group
